Surat niaga memiliki peran penting dalam dunia bisnis dan perdagangan. Surat ini berfungsi untuk menawarkan berbagai barang dan jasa kepada penerimanya atau untuk keperluan yang lain. Dengan adanya surat niaga, harapannya penerima surat dapat menerima informasi dan mengabulkan sesuai dengan permintaan.
Dalam membuat surat niaga ada berbagai hal yang harus diperhatikan. Seperti komponen-komponen surat, informasi yang disampaikan, dan lain sebagainya. Dalam artikel berikut akan dijelaskan terkait apa itu surat niaga, cara membuat surat niaga, serta contoh surat niaga.
Definisi Surat Niaga
Surat niaga merupakan salah satu jenis surat sebagai sarana berkomunikasi secara formal antar perusahaan, lembaga, maupun individu dalam dunia bisnis dan perdagangan. Biasanya, surat ini berisi tentang informasi, penawaran, permintaan, konfirmasi, ataupun bentuk komunikasi bisnis lainnya yang sifatnya resmi. Dalam pembuatan surat niaga, dari segi strukturnya, tata bahasanya, serta gaya penyusunannya harus profesional dan harus sesuai dengan norma yang berlaku dalam dunia bisnis.
Surat niaga seringkali dianggap sebagai bukti komunikasi resmi yang dapat digunakan sebagai referensi setelahnya. Karenanya, meski meskipun berbagai komunikasi dilakukan melalui email atau platform komunikasi digital lainnya, peran surat niaga tetaplah penting.
Cara Membuat Surat Niaga
Hal utama dalam membuat surat niaga adalah memahami informasi yang akan disampaikan dalam suratnya. Jangan sampai penerima surat bingung dan tidak bisa mengerti isinya. Ada beberapa komponen-komponen yang harus ada dalam surat niaga.
Surat niaga memiliki format yang berbeda antar perusahaan tergantung dari kebijakan dan preferensi individu. Namun struktur dasarnya tetaplah sama. Berikut format yang harus ada dalam surat niaga.
1. Kop surat
Pemberitahuan resmi yang ditujukan untuk profesionalitas harus memiliki kop di bagian atas. Untuk membuat kop surat niaga, kamu harus memasukkan logo dan informasi bisnis seperti nama dan alamat perusahaan, serta nomor telepon, alamat email, fax, dan informasi lain yang relevan.
2. Nomor referensi, lampiran, hal
Selanjutnya adalah format nomor referensi, yang disesuaikan dengan peraturan perusahaan. Namun, biasanya nomor referensi terdiri dari kode surat, nomor urutan surat yang dikeluarkan, nama perusahaan, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan pesan. Selain itu, kamu juga perlu memberikan lampiran jika ada informasi tambahan. Selanjutnya, tulis juga format “hal” yang berisi tentang tujuan penulisan pesan.
3. Tanggal pembuatan surat
Pada bagian ini, kamu diminta untuk menulis tanggal pembuatan surat. Tanggal ini dapat digunakan sebagai bentuk rekapan tanggal pembuatan surat. Letaknya berada di bawah kop dan di sebelah kanan atas. Terutama pada surat niaga untuk mengatur pembayaran, pastikan Anda menulis hari, tanggal, bulan, dan tahun dengan benar.
4. Alamat penerima
Cantumkan alamat penerima dengan benar. Tidak perlu alamat lengkap, hanya cantumkan nama kota, negara, dan nama jalan.
5. Salam pembuka
Surat niaga harus terkesan formal dan profesional. Maka, harus dituliskan salam pembuka sebelum menulis isi pesan.
6. Bagian isi
Bagian terpenting dari surat niaga adalah informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Jelaskan tujuan dengan jelas, seperti penawaran, pemesanan, pengiriman, pembayaran atau detail informasi lain
7. Salam penutup
Salam penutup juga perlu dituliskan karena surat niaga dibuka dengan salam pembuka. Kalimat penutup dapat dilihat pada contoh surat niaga pada artikel ini.
8. Tanda tangan
Setelah mencantumkan semua format di atas dalam surat niaga, terakhir bubuhkan tanda tangan untuk menambah kesan profesional. Jangan lupa cantumkan juga jabatan pengirim surat niaga agar penerima dapat mengetahui posisi pembuat surat.
Contoh Surat Niaga
Ada beragam jenis surat niaga dengan tujuan yang berbeda. Seperti surat niaga untuk penawaran, pesanan, konfirmasi, pengaduan, balasan, dan pemberitahuan. Beberapa contoh surat niaga berikut dapat kamu jadikan acuan.
1. Surat niaga penawaran barang
2. Surat niaga pemesanan barang
3. Surat niaga tenggat waktu pembayaran
Contoh surat niaga tentu berbeda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Terkait format biasanya juga berbeda tergantung kebijakan dari perusahaan. Namun komponen-komponen yang harus ada tetaplah sama.
Temukan info crypto terbaru melalui website Pintu. Buat kamu yang ingin mulai berinvestasi, juga bisa melalui aplikasi Pintu.
Untuk Anda yang ingin berinvestasi crypto secara mudah, download PINTU sekarang! PT Pintu Kemana Saja dengan brand PINTU merupakan platform jual beli dan investasi aset crypto di Indonesia. Aplikasi PINTU berfokus pada tampilan aplikasi yang intuitif, mudah digunakan, dengan konten edukasi in-app, terutama bagi investor crypto baru dan kasual.
Saat ini, PINTU memiliki lebih dari 120 aset crypto yang diperdagangkan serta banyak fitur dan produk unggulan inovatif dan edukatif seperti, Pintu Earn, Referral System, PTU Staking, dan Pintu Kelas Academy.